ExchangeRUS.ru

Всё о о Microsoft Exchange Server и электронной почте.

Нажимаем Send и «Мама! Что я наделал?»

Опубликовано По

Outlook 2007 Давайте вспомним ситуацию, когда Вы нажимали кнопку «Send» при написании нового письма и потом кричали: «Иёёёё!!! Что я наделал?», т.к. или забыли поставить в копию кого-то важного или, наоборот, послали «веселые картинки» своему боссу или еще хуже — клиентам 🙂

       «Отлично, — скажете Вы, — а ведь существует функция «Отозвать сообщение» (Recall) в Outlook». Ага, а много раз она Вам помогла? Ладно, это другая история.

       Есть еще один очень простой способ избежать вышеописанной ситуации. Странно, что я раньше о нем не подумал.

        Идея заключается в автоматической задержке сообщений на несколько минут, прежде чем Exchange начнет обрабатывать сообщение. За это время Вы успеете отредактировать или удалить только что отосланное сообщение, прежде чем оно будет доставлено.

Существует два метода задержки сообщения:

  1. Отправка сообщения в точно назначенное время.
  2. Задержка сообщения на определенное время, указанное в минутах

В первом случае нужно вручную изменить Delivery options в сообщении.

Capture

        Во втором случае нужно создать правило, которое будет применяться ко всем сообщениям и устанавливать задержку отправки на необходимое количество минут.

Настраивается это с помощью правил:

  1. Откройте диалог настройки правил.
  2. Создайте правило ‘Check message after sending»
  3. Введите условия для отбора сообщений или нажмите кнопку Next если Вы хотите, чтобы правило применилось ко всем сообщениям.
  4. Выберите «defer delivery for a number of minutes» в окне Actions и введите количество минут от 1 до 120. 
  5. При необходимости добавьте исключения и нажмите Finish.

        На самом деле это правило берет текущее время, прибавляет к нему кол-во минут из правила и записывает сумму в вышеописанный аттрибут письма в Delivery options.

        Этот метод позволяет установить задержку до 120 минут и в отличие от Recall он работает на 100%.  А также можно с помощью критериев определить задержку только для определенных получателей, например вашего босса.

При использовании POP3, IMAP или Cache mode нужно помнить, что Outlook должен быть запущен во время отправки.
        Этот способ хорош для индивидуальных писем, но существует еще множество плагинов позволяющих выполнять подобные действия. http://www.slipstick.com/addins/mail.asp.


p.s.  пока я писал этот пост, пришлось воспользовался правилом задержки пару раз 🙂

Похожие посты:

  • Stanky

    А у меня просто отключена галочка "Немедленная отправка при наличии подключения" — никаких правил 😉 .

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    в офисе запаришься нажимать Send/Receive и иногда можно остаться без торта 🙂

  • http://www.potolook.ru Outlook Blogger

    2 способ очень полезен, спасибо за инфу 🙂

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Самое обидное, что он очевиден, но внимание я обратил на него только сейчас.

  • MrGonzales

    Павел громадный сенкс за статьи, ну очень актуальные вещи пишите, благодаря вам получаем знания в области Exchange и почтовым коммуникациям.

    кстати, а почему recall практически не работает?)

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Главная проблема Recall в том, что он отрабатывает незаметно, когда пользователь не залогинен в почтовый ящик, т.е. Outlook не запущен.

    Если Outlook запущен и пользователь пока еще не прочитал сообщение, то оно будет отозвано, но получатель получит уведомление.

  • mdanshin

    Ну а если Вы все же отправили письмо и оно ушло, то Вы можете его вычистить из п/я сотрудников (если вы администратор). В этом Вам поможет метод описанный тут: http://www.msexchange.org/tutorials/MF013.html

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Одно из моих главных правил почтового админа — «Никогда и ни под каким предлогом не заходить в ящики пользователей». Это табу.
    Я буду это делать только по приказу начальства и десять раз я предупрежу о том, что мы делаем плохое дело.
    К такой позиции я пришел еще в 2003 году после общения с буржуйскими почтовыми админами.

  • http://pronichkin.com Артём Проничкин

    Павел, а вот вы написали бы что-нибудь про такие вот азы этики адмиистратора.

    Кому-то это очевидно (в основном тем, кто работает в крупных организациях или общался с западными коллегами). Многие, наверное, чувствуют на уровне подсознания — ну, кого в детстве хорошо воспитали. Но сходу и без запинки способны формулировать единицы.

    Но доступная аргументация бывает крайней необходима, когда работаешь с совсем небольшой компанией. В таких фирмах руководитель обычно просто не понимает, почему у него не может быть тотального контроля над жизненны пространством пользователей. Поэтому уверен, что такие размышления авторитетного человека многим будут интересны.

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Хорошо, я над этим подумаю, просто народ не любит "рассуждалки" в моем блоге, всем нужны технические посты.
    А про правила поведения админа действительно нужно написать и скорее это будут правила поведения любого сотрудника в офисе, что принято, а что нет. Может получиться очень оживленная дискуссия.

    А можно эту тему и на вебкасте понять.

  • Nimdan

    А у него может быть тотальный контроль, главное бумагу подписать при приеме на работу о перлюстрации переписки.

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Тотальный контроль не должен нарушать права человека.

  • http://pronichkin.com Артём Проничкин

    Ну да, согласен, что это не совсем формат. Но во многих сообществах (не знаю, как у вас — не очень прилежно слежу за блогом) есть такая забавная традиция «пятничных» постов, когда допускаются вольности в трактовке и даже отход от основной темы.

    Что же касается бумаги о перлюстрации — это конечно всё правильно и интересно. Но эта идея не имеет никаого отношения к небольшим компаниям, о которых я говорю. А большие и сами разберутся, без нравоучений со стороны «скучных чуваков из Интернета».

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Раньше я тоже старался написать в пятницу какой-нибудь "веселенький" пост, но со временем получилось так, что постить в блог оказалось довольно сложно. Это требует прилично времени 2-3 часа, ведь каждый пост нужно оттестировать, подумать. А время есть не всегда.

  • mdanshin

    Никогда и ни под каким предлогом не заходить в ящики пользователей»

    А мне так и не удалось убедить своего руководителя, что это плохая идея. А точнее даже он меня убедил в обратном.
    Если секретарша отправила конфиденциальные сведения, предназначенные только для глаз совета директоров, на общекорпоративный список рассылки, то подобная мера вполне оправдана.
    Полностью утечки информации избежать не удалось, но нивелировать эффект получилось.

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    "Если секретарша отправила конфиденциальные сведения" — это особый случай, так сказать, расследование. В этом случае конечно нужно, но просто так, без серьезной причины и руководства начальства — никогда.
    Есть небольшая разница. Вот представьте, заходите Вы в магазин и охранник проверяет ваши карманы и подозревает вас в воровстве. Другое дело, когда он поймал вора и осматривает карманы.  Чувствуете разницу?
    Или  придет ваш босс в кабинет, откроет ваш стол и давай там что-то искать. Фу….

  • mdanshin

    Хм. Ну это прописные истины. Об этом речь и не шла. Речь как раз и шла о "необходимости".

  • Vladislav Artukov

    При написании ответственных писем я очищаю поле To.

    С пустым полем To совсем не страшно нажать [Ctrl] + [Enter].

    И только когда письмо написано, проверено и перепроверено — только тогда заполняю поле To.

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Я сегодня думал. При написании важных писем я тоже так делаю, напишу, сохраню в драфты и пойду покуляю, потом опять прочитаю и только потом отправляю.
    Но бывает куча текучки, например, забыл поставить кого-то в копию или дописать что-то важное.
    Наверное для этого.

  • MrGonzales

    т.е. по сути recall будет работать только с MS EXCHANGE?
    если мой получатель использует POSTFIX и письмо уже у него на сервере, я пытаюсь отозвать сообщение… и? 🙂

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Ему придет сообщение, с сабжем «Recall: старый сабж»

  • MrGonzales

    а старое не удалится?

  • Anton

    было бы интересно реализовать такой функционал на EDGE роли, стоящей в DMZ.
    Т.е на HUB ролей внутри организации должно работать без задержек, а вот наружу,интересно.

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Напишите как Вы это себе представляете? Задерживать все письма наружу и чтобы пользователи об этом знали? И в случае проблем быстро звонили админу? В 2007 есть транспортные правила, поэтому можно реализовать почти что угодно.

  • Anton

    Павел, я прекрасно знаю о чем написал выше.
    и более того, это задача родилась в голове  не у меня :).
    Да, необходимо сделать так чтобы задержка отправки наружу была регулируемой или постоянной (10-20-30 секунд или минута).
    Пользователи внутернние об этом знать не будут, потому как доставка почты на внешние сервера иногда бывает и по 5-10 минут, в зависимости от настроек спам решение и фильтраци принимающей стороный.

  • Anton

    А транспортные правила на EDGE роли, к сожалению не позволяют реализовать такой функционал. Если токо не использовать какие то сторонние продукты.

  • thealbums » Архив сайта » Цитата

    […] Pavel Nagaev: 12 Май 12, 2008 г. в 16:57 […]

  • Сергей

    Есть Exchange 2007. Был на одном сервере, потом параллельно были подняты ещё два.
    Есть outlook 2007 (у пользователя) и его почтовый ящик.
    При отправлении письма у пользователя оно попадает в папку outbook, а потом отправляется на сервер и попадает в папку Sent Items . Но бывает, что письмо остается в папке outbook и там висит. Его повторное открытие и нажатие послать — чего не дает. След. письмо на этот же e—mail уходит. Это очень убивает, т.к. надо следить за письмами.
     
    Прошу подсказать, как избавиться от этой проблемы ?
     

  • S

    ребята, подскажите пжл если я сделал recall к примеру, в 12-00 сколько времени будет он действовать???
    и может ли быть такое что отчет об успешной и не успешной попытке recall не придет вообще?
    заранее благодарю!

  • Timofey

    Можно ли сделать задержку отправки на сервере для всех пользователей централизованно (Exchange 2010)? Если возможно то как?

  • http://www.exchangerus.ru Pavel Nagaev

    Посмотрите в административном шаблоне для политик, возможно там такое есть.